新人ディレクターの「WBSってなんですか?」

  1. 新人ディレクターの「WBSってなんですか?」

はじめまして。東城です。

インテリジェントネットで、新人ディレクターとして働いています。 七転び八起ならぬ、まだ七転び二起位な状態ですが、初ブログ投稿よろしくお願いします。

さて、この度WBSの基礎を学ぶ会が、社内で開かれました。 講師は、数々の大きなプロジェクトをマネージメントしてきた経験を経て、 現在はフリーランスとして活躍しているd-three大崎さんです。 社内でセミナーを受けれるなんて、贅沢な感じです。

WBS...ってなんだろう。スケジュール管理表?

勉強会の前まで、私はWBS=スケジュール表だと思っていましたが、
大崎さんにWBSはスケジュール表ではないことを教わりました。

WBS(Work Breakdown Structure)とは、プロジェクトを進める上でのタスクを細分化していき階層状に整理をした表だそうです。そのWBSの横には「ガントチャート」という、タスクに掛かる工数を入力すると、スケジュールが線で表されるようになっていますが、この部分はWBSと呼ばないのですね。

WBSの作成には、面倒なイメージが強いですが、どんなに小さな案件でも、大きな案件でも、これがないと作業に漏れが生じたり、担当は誰?これっていつやるんだっけ?という恐ろしい問題が起きるとのことです。 その為、プロジェクトが開始する前にWBSをきちんと作成することがとても大事だという事を学びました。

WBSを書く際の心得

WBSはどの様に書けばよいのか?
大崎さんが上げてくださったWBS作成時のポイントは以下です。

1, 100個タスクを書き出すつもりで!(これ以上細かく出来ない位、タスクを細分化する)

2, 誰が見ても分かるように書く

3, 誰が担当?いつやるの?をはっきりと

4, 公開日から逆算ではなく、まずは工数を積み重ねていく

5, 先行タスクは無視しない

6, 過去に似た案件があったら、担当者にアドバイスをもらいましょう
「どこに想定以上の時間が掛かったか?」などの情報を参考にしましょう

上記補足

2,3 WBSはプロジェクトマネージャーがスケジュール管理をする為だけのものではなく、 案件に関わる全員が、作業やスケジュールを認識する為のものでもあるので、明確に書かないと意味がない

4, 私は、まだWBSを作ったことはないけれど、絶対に公開日から逆算してしまってただろうなと思います。これは、大崎さんが「絶対にしてはならない」と強調していました。大崎さんの経験から、公開日から逆算して作ったスケジュールは、実際とズレが生じ、炎上する可能性があるとのことです。各作業に掛かる工数を積み重ねた後に調整するのが、本来の正しいやり方ということなので、気をつけましょう。

5, 例えば、材料が足りないのに、料理は作れない。 もっともなお話です・・・。あれも、これも足りてないと次の作業に進めません。

タスクの依存関係はポテトサラダ??

WBSを作成する際に重要なのが、タスクの依存関係だと教わりました。
これが何かというと・・・?

大崎さんがあげてくださった「ポテトサラダ」を作る例

  • 「終了-開始」 ゆでる→つぶす (ゆでることが完了しないと、潰せない)
  • 「開始-開始」 料理終わる→道具の片付け (料理しながら、片付け可能)
  • 「開始-終了」 料理開始→味見 (料理開始すると、味見が終わる)

作る工程には、このように作業の依存関係があります。
WBSを作成する際の考え方は、

1, 公開日は考えずに必要タスクを「終了-開始」の順番で洗い出す

2, 公開日から飛び出てしまったスケジュールを、どうしたら短縮できるかを考える
その時に、「開始-開始」「開始-終了」パターンを使って調整するそうです。
例えば、こちらの作業をしている間に、前の作業のチェックを進めるなど・・・

ワークショップ ~友達の誕生日パーティ企画のWBSを書こう!~

勉強会では、ワークショップを行いました。制限時間10分でタスクを洗い出し、グループでWBSを作る課題でした。私は、日々お世話になっている徳永先輩とチームとなりました。
弊社CEO和田の「新人がリードして作業をしてみましょう!」という言葉に、ソワソワ度マックス・・・

<グループワーク開始>

徳永先輩:まず何するのが必要?

私:え~っと・・・え~っと・・・ 料理買出しと、料理・・・あ、料理って何作るんですかね~。何にしよう?

徳永先輩:それは今関係ないでしょ。(バッサリ)

私:・・・ですよね~(沈黙)

徳永先輩:他は?

私:え~っと・・・飾り付けるのと、飾り付けの買出しと、料理作る担当、飾り付け担当を決めて・・・(なぜか粘り強く、飾り付けから頭が離れない私・・・)

徳永先輩:はい。ちょっと待って。もっと大枠で考えた方がいいと思うよ。他もっとあるでしょう~

私:はっ!!そうですよね。大枠大枠・・・誰を呼ぶか決める!参加者リストを作る!(まだ視野の狭い私・・・)

(続く)

といった具合に、私の一部のことに執着してしまう性格を全力で発揮してしまいました。徳永先輩の誘導とサポートのおかげで、私のとっちらかりはいい具合?に整理されましたが、WBSに順序を並べて記入する前にタイムアップとなりました。
時間が足りない!と思いましたが、実際現場ではゆっくりとWBSを考える時間もないですしね・・・スピードアップしなければ。

ワークショップ終了後、大崎さんが「WBSの作成は経験、日々の練習で早く出来るようになります。今回の課題の様に、普段の生活でも意識して考えてみてくださいね」とおっしゃっていました。

特訓あるのみです!

お手本WBS

※こちらは、ワークショップでとても褒められたチームのWBSです。普段から、イベント企画の際にこの様にWBSを作れますね。

まとめ

私は勉強会を受ける前は、WBS=スケジュール表という認識しかありませんでした。
しかし今回の勉強会を通じて、

  • これ以上出来ないところまで、タスクを細分化する
  • 公開日から逆算せずに、タスクに掛かる時間を積み上げた後、スケジュール調整を行うこと
  • WBSが出来たから終わりではなく、進捗の管理を習慣的にし、スケジュールの更新を行うこと
    (大崎さんがおっしゃるに、どんなに忙しい状況でも、短い時間でもよいから進捗状況は共有すべきとのことでした)

これらのことに注意して、WBSを作成・管理することで、プロジェクトが始まる前、進行している間に出来るだけ早くリスクに気づき、対処することが出来るということを学びました。まだWBSを自分で作る機会はないですが、大崎さんがおっしゃる通り、日々の生活で訓練しようと思います。

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