新人が学んだ、議事録の書き方のポイントと対策~議事録は「事実」が大切

  1. 新人が学んだ、議事録の書き方のポイントと対策~議事録は「事実」が大切

はじめに

こんにちは。インテリジェントネットでアシスタントをしております、新人の畠山です。
ディレクターの方と、他社でのミーティングに同行する機会があるのですが、そこで新人の私が担当するのは「議事録を書く」というミッションです。

議事録画像

アーティスト活動をしていたため社会人経験の乏しい私が、クライアントのミーティングに参加したり議事録を書いたり、というのは、当然ながらインテリジェントネットに入社してから初めての事でした。

新人に任されることが多いと言われる議事録ですが、意外と難しいもので最初はかなり苦戦していました。。

今もまだ上手くできているとは正直言い難いですが、周囲の方々からのアドバイスや工夫する事により徐々に改善しつつあるのではと思います。
今回はそんな議事録について、書き方や改善策など学んだことを書いてみたいと思います。

議事録とは何なのかから遡って考えてみました

議事録とは、その名の通り「議事(=会議、ミーティング)の記録」で、会議の中で出た内容や検討・決定事項、お互いのタスク等をデータや紙等に記録したものです。
会議が終わった後、会議でのメモを元に要点をまとめて完成させ、会議に参加したメンバーやクライアントに提出します。

議事録で大切だと思うところは以下の4点だと思います。

  • 会議の内容を共有できること。
  • 会議の内容を確認したい時に振り返ることができること。
  • 会議の欠席者でも会議の内容を知ることができること。
  • 何をどう発言したかの履歴となること。

メモを取るスピードも専門用語にもついていけない...

議事録は議事の内容や要点をまとめる、というシンプルなもの...のはずですが、意外と難しいものです。私が難しいと感じた点は、会話を追いながらのタイピングや、会議の内容や用語を理解する必要があることです。

私は普段パソコンで議事録を書いていますが、タイピングをしながら会話についていくのはかなり早いタイピング速度を求められるため、中々大変だと感じました。そのため、いま毎日タイピングソフトで練習もしていて早くなってきました。

会議中は専門用語が飛び交っており内容も複雑な部分が多いため、用語や内容を理解していないとそもそも会議についていけず、何をメモするべきかの判断がし辛くなります。まだ分からないことの多い新人にとっては、この点が議事録の作成の中で最も難しいところなのです。

議事録のポイントとして教わったこと

そんな難しい議事録の書き方ですが、社長や社内の方々に下記の方法を教わりました。

  • 慣れるまでは、まとめるのではなく「事実」を書くこと。そもそも議事録としても「事実」を伝えることが大事。
  • スピードが追いつかない時は、後で記憶を辿れるように自分なりに思い出せるキーワードを書くこと。
  • いつまでに誰が何をするか、というToDoをまとめる。
  • 読みやすくするために、決定したのか検討するのかのラベル付けをしておく。
  • ToDoや検討・決定事項に至った背景も記録すること。

加えて自分なりに考えたスピードアップ対策

自分なりにもどうにかスピードアップが図れないか?と2つほど対策を考えてみました。

1:聞き取れたことだけでなく、聞き取れなかったところもメモする
どこが分からなかったのか?という事を残しておけば、後々スムーズに確認できます。この点をメモしておかないと、何が聞き取れなかったのか後で全く分からなくなり、確認したくてもできなくなります。

2:議事の内容を予習しておく
会議の前に内容を事前に確認したり、アジェンダや資料に目を通すなど、当日は何を話すのかという内容を少しでも把握しておくようにしました。

初めての頃は、録音したものを丸ごと聞き返すという効率の悪いことをしていたため、2時間ほどの会議の議事録を書くのに15時間ほど掛かったことも...。

しかし、教えていただいたことや、考えた対策を試した結果、今は4時間ほどに短縮されました。(とは言っても、それでもまだまだ遅いのですが...)
時間が短縮されたのは、回を重ねることで、議事の内容に段々とついて行けるようになったことも大きいと思います。

おわりに

以上、新人が学んだ議事録の書き方について書いてきました。
議事録を書くことを通して、プロジェクトの内容を把握でき、それに関わる知識が身につきました。新人にとっては、プロジェクトに対する理解を深めることや仕事を覚えるためにはとても良いミッションだと思います。

私自身まだまだ上達が必要なので、より質の良い議事録を作成できるよう、頑張りたいと思います。

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